WWFT
Wat betekent dit voor House to sell en haar clienten
House to sell heeft volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) de verplichting om te onderzoeken wie zijn klanten precies zijn en om ongebruikelijke transacties te signaleren en te melden. Dit om criminaliteit en terrorisme te voorkomen. Het is voor House to sell duidelijk hoe deze wet kan worden nagevolgd. Om hierin meer duidelijkheid te bieden, hebben wij een 9-stappenplan opgesteld. Lees hier hoe het 9-stappenplan eruit ziet en in zijn werking gaat.
In artikel 1a staat beschreven welke instellingen een Wwft-plicht hebben. Hieronder vallen bepaalde beroepsactiviteiten die worden uitgevoerd door bepaalde personen, vennootschappen of rechtspersonen. Deze worden gekwalificeerd als ‘instelling’ voor de Wwft. Hieronder valt bijvoorbeeld accountant, administratiekantoor, belastingadviseur en de makelaardij. Wanneer een instelling twee of meer beleidsbepalers in dienst heeft, dan wordt de dagelijkse beleidsbepaler benoemd als persoon die verantwoordelijk is voor het opvolgen van de Wwft. Dit is terug te vinden in artikel 2d. Volgens artikel 1 van de Wwft is de wet van toepassing op de volgende ‘financiële instellingen’:
Makelaars komen voor op deze lijst. Heeft u twijfel over uw Wwft-plicht? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.
Stap 1
Identificeren van de cliënt (artikel 3 en 8); leg gegevens vast (artikel 33)
Bij stap 1 identificeren wij de cliënt waarmee we zaken willen gaan doen, volgens artikel 3 en 8 van de Wwft. Deze identificatie vindt plaats voorafgaand aan de dienstverlening.
Stap 2
Verifiëren van de identiteit van de cliënt (artikel 3 en 8); leg gegevens vast (artikel 33)
Wanneer de cliënt geïdentificeerd is, moet deze identificatie geverifieerd worden. Met behulp van een origineel identiteitsbewijs kan de verificatie gedaan worden. Het vaststellen en vastleggen van de identiteit dient te gebeuren voordat de transactie plaatsvindt. In het geval van een duurzame relatie met de cliënt en als er meerdere transacties plaatsvinden met verschillende personen, dient er regelmatig identificatie plaats te vinden. De cliënt die een transactie uitvoert, dient persoonlijk langs te komen bij de instelling om zich te identificeren met een geldig legitimatiebewijs. Als de cliënt eenmaal geïdentificeerd is en hij komt regelmatig bij de instelling langs, dan is identificatie niet iedere keer nodig. Er zijn leidraden opgesteld door Wwft toezichthouders. Dit zijn richtlijnen waarin de verplichtingen beschreven staan met betrekking tot cliëntenonderzoek.
Stap 3
UBO (artikel 3 en 8 en artikel 3 Uitvoeringsbesluit Wwft 2018); leg gegevens vast (artikel 33)
Bij stap 3 is het van belang om de achterliggende belanghebbenden van de instelling in kaart te brengen. Dit kan een natuurlijk persoon of meerdere personen zijn die aandeelhouder(s) is/zijn van meer dan 25 procent van de aandelen. Ook bij personenvennootschappen (bijvoorbeeld een maatschap, V.O.F., C.V.) moet er bekeken worden wie er meer dan 25% eigendomsbelang heeft. Deze belanghebbenden worden de Ultimate Beneficial Owner(s) (UBO(‘s)) genoemd. Wanneer een instelling niet een duidelijke UBO heeft, dan moet er een zogenaamde pseudoUBO worden aangewezen. De pseudeoUBO is de hoger leidinggevende, dan wel een (of meer) statutair bestuurder(s) dan wel een (of meer) vennoot (vennoten) (artikel 3 lid 6 Uitvoeringsbesluit Wwft 2018). Het in kaart brengen en archiveren van de UBO is niet altijd vanzelfsprekend. Wij laten ons adviseren door derden voor de oplossingen die nodig zijn om de informatie te achterhalen en inzicht te verschaffen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de rechtspersoon. Een eigendomsstructuur van een organisatie zit ingewikkeld in elkaar door de vele vertakkingen en concernrelaties. Het is belangrijk dat al deze informatie in kaart wordt gebracht en benoemd wordt in het dossier. Wij werken samen met Debiteurenzeker.nl en zij helpen ons hiermee, zodat ons dossiers goed op orde zijn en wij de Wwft-plicht volledig nastreven.
Stap 4
PEP/PPP (artikel 8 en artikel 2 Uitvoeringsbesluit Wwft 2018); leg gegevens vast (artikel 33)
Bij stap 4 wordt onderzocht of de cliënt of de UBO een binnenlands of buitenlands politically exposed person (PEP) is. In het Nederlands wordt dit ook wel politiek prominent persoon (PPP) genoemd. Een PPP is een persoon met een hoge functie in het openbaar bestuur of dit in de afgelopen jaren heeft gehad. Ook als de cliënt of UBO niet zelf een dergelijke hoge functie vervult, maar een direct familielid (ouder of kind), of zelfs partner van kind van de cliënt of de UBO deze wel heeft, dan wordt de cliënt of de UBO als een politiek prominent persoon aangemerkt. Voor meer informatie hierover neemt u vrijblijvend contact met ons op.
Stap 5
Maak risicobeleid (zie onderdeel A)
Stap 5 is de kern van de Wwft. Bij deze stap wordt het risicobeleid opgemaakt. Dit wordt gedaan door een oordeel te vormen over doel en aard van de zakelijke relatie. Tevens wordt er een oordeel gevormd over de aard van de transactie en de herkomst als ook de bestemmingen van middelen en het risico op witwassen en terrorismefinanciering.
Stap 6
Monitoring en onderzoek naar herkomst van gelden (artikel 3); leg gegevens vast (artikel 33)
Het is belangrijk om steeds aandacht te hebben voor het risicoprofiel van de cliënt. Dit wordt gedaan door het monitoren en onderzoeken van de herkomst van de gelden en de bestemming van de gelden die bij de transactie gebruikt worden.
Stap 7
Introductie cliënt (artikel 5 en artikel 10); leg gegevens vast (artikel 33)
Wanneer een cliënt geïntroduceerd wordt door een andere instelling, kunnen de identificatie en verificatiegegevens van de desbetreffende cliënt van de andere instelling overgenomen worden. Wiebox makelaars blijft wel zelf verantwoordelijk voor het verzamelen van de juiste gegevens.
Stap 8
Ongebruikelijke transactie (artikelen 15 en 16)
Het kan voorkomen dat er sprake is van een ongebruikelijke transactie. Bijvoorbeeld als er sprake is van een objectieve of subjectieve indicator bij een (voorgenomen) transactie. Of een cliëntenonderzoek leidt niet tot het gewenste resultaat en in serieuze gevallen is een cliëntrelatie zelfs beëindigd. Wellicht zijn er indicaties aanwezig dat een cliënt betrokken is bij witwassen of bij het financieren van terrorisme. In dit soort gevallen is het van belang om te overleggen met een kantoorgenoot, vertrouwenspersoon of compliance-afdeling. Wij leggen besluiten vast in het dossier en bewaren dit. Wanneer geconcludeerd kan worden dat er sprake is van een ongebruikelijke transactie, dan melden wij deze (lees stap 9).
Stap 9
Melden van ongebruikelijke transactie (artikel 16); leg gegevens vast (artikel 34 Wwft)
Als er duidelijk sprake is van een ongebruikelijke transactie, dan wordt deze net als alle relevante gegevens overgedragen aan de FIU (Financial Intelligence Unit). Een ongebruikelijke transactie dient binnen 14 dagen gemeld te worden bij het FIU. Een kopie van de melding en de ontvangstbevestiging dient bewaard te worden.
Met deze 9 stappen wil House to sell voldoen aan de wet Wwft. Om dit alles veilig en volgens richtlijnen van de AVG te kunnen uitvoeren maken wij gebruik van de beveiligde omgeving van DebiteurenZeker.nl .
Identificatie vindt plaats via IDIN.
Voor meer vragen bel mail of ons.
Bronnen:
https://www.fiu-nederland.nl/nl/wetgeving/leidraden-wwft
https://www.bureauft.nl/wwft/
https://www.bureauft.nl/wp-content/uploads/2019/10/Prominente-publieke-functies.pdf
https://www.bureauft.nl/wp-content/uploads/2018/11/tekst-4e-richtlijn-met-bijlagen.pdf
https://wetten.overheid.nl/BWBR0041193/2018-07-25
https://www.amlc.nl/witwasindicatoren/